Транспортная накладная

Для доставки коммерческого груза на автомобилях сторонним перевозчиком нужно оформлять транспортную накладную. В документе содержатся сведения о характеристиках груза, условиях транспортировки, информация о перевозчике, отправителе и получателе. Бумага подтверждает легальность перевозки, ее необходимо предъявлять налоговым органам и сотрудникам ГИБДД.

Что это такое

Транспортная накладная может быть в бумажном и электронном виде в системе ЭДО с электронной подписью, оба варианта имеют одинаковую юридическую силу. Оформление документа на перевозку груза необходимо, когда нужно доставить товар с привлечением сторонней организации. Перевозчик берет на себя ответственность за груз во время транспортировки, условия детально прописаны в договоре оказания услуг, копия которого должна быть приложена к накладной. Заполнение транспортной накладной обязательно для каждой партии груза и на каждый задействованный автомобиль.

Когда нужна транспортная накладная

Транспортная накладная – документ, легализующий внутренние перевозки на территории России. С помощью универсальной бумаги можно подтвердить расходы в налоговом учете и бухгалтерии. Если накладная утеряна, отчитаться о расходах в бухгалтерии можно, предоставив счета-фактуры, договор купли-продажи, договор оказания транспортных услуг и платежные документы. Но вариант с единой накладной практичнее и удобнее.

Транспортная накладная может понадобиться в следующих случаях:

• когда продавец доставляет груз покупателю своими силами;
• когда покупатель нанимает стороннего перевозчика.

Исключением может служить доставка от продавца, когда цена за услугу уже включена в стоимость товара. Оформлять накладную также не надо, если покупатель самостоятельно забирает товар со склада продавца. В этом случае для бухгалтерского отчета подойдут внутренние документы компании: путевые листы, зарплатные ведомости и т.п.

Кто оформляет транспортную накладную

Транспортную накладную оформляет грузоотправитель, им может быть покупатель, продавец, экспедитор или поставщик. Чтобы документ имел юридическую силу, его имеет право подписывать уполномоченное лицо с доверенностью на право подписи. Если в оформлении накладной будут ошибки, отчитаться в налоговой службе о расходах не удастся.

Заполнять данные в транспортной накладной должны все участники сделки. Для отправителя, получателя и посредника в бланке выделены специальные разделы. Минимизировать расходы и сократить время доставки можно, воспользовавшись услугами логистической компании АТС по договору транспортной экспедиции. Специалисты берут на себя обязанности грузоотправителя, в комплекс услуг входит:

• оформление сертификатов и спецификаций на товар;
• подготовка проездных документов;
• разработка маршрута, подбор транспортных средств;
• погрузочно-разгрузочные работы;
• складское хранение;
• страхование;
• доставка «от двери до двери».

Экспедитор берет груз под свою ответственность и самостоятельно оформляет все необходимые документы. При этом отследить поставку может как отправитель, так и получатель. В транспортной накладной указан идентификационный номер, по которому можно определить местоположение груза онлайн. Услуга отслеживания груза бесплатна и доступна круглосуточно на сайте перевозчика. Достаточно ввести трек-номер отправления в специальное поле, и данные о статусе груза высветятся на экране.

Сколько экземпляров накладной составлять

Для одной партии товара, предназначенной одному получателю нужно оформить три экземпляра транспортной накладной. Один образец остается у отправителя, два других берет с собой экспедитор. По прибытию на место выгрузки, перевозчик передает получателю его комплект документов, где получатель ставит отметку о получении груза. Накладные должны быть заверены подписями всех участников сделки.

Малый и средний бизнес чтобы сэкономить часто пользуется сборными перевозками, когда в один автомобиль загружаются товары от разных отправителей, предназначенных для разных получателей. Сборная доставка выгодна тем, что заказчику не нужно арендовать целый грузовой автомобиль, если нужно доставить малогабаритную партию товара. Отправитель платит только за грузовое место, объем и вес груза. В этом случае транспортная накладная оформляется отдельно для каждой партии товара.

Если несколько партий товара от одного отправителя идут разными маршрутами с привлечением нескольких фур, транспортную накладную нужно оформлять для каждого автомобиля.

Как заполнить транспортную накладную

Форма транспортной накладной утвержден правительством РФ в 2011 году, с 2022 года появилась электронная версия документа. Заполнять бланк можно от руки и на компьютере. Какие данные должны быть указаны:

• Сведения о грузоотправителе, перевозчике и грузополучателе – наименование организации, физический и юридический адрес компании, ФИО представителя компании (частного лица), контактный телефон.
• Данные о грузе – класс опасности, наименование, вес, объем, количество грузовых мест, тип упаковки, вид тары, маркировка, объявленная стоимость, условия транспортировки.
• Перечень прилагаемых документов – необходимо перечислить все сертификаты, спецификации, товарные накладные, разрешения, счета-фактуры с указанием номеров и даты составления бумаг.
• Информация об автомобиле и маршруте – в специально отведенных графах нужно указать марку автомобиля и гос номера, грузоподъемность и вместимость, тип владения автомобилем, режим труда и отдыха водителя.
• Данные для расчета стоимости услуги – сумма доставки, стоимость проезда по платным магистралям, и т.д.

Оформить заявку на быструю и безопасную автодоставку любого типа груза можно на сайте нашей компании. Укажите тип груза, город отправления и назначения. Наши специалисты оперативно разработают схему логистики и предложат услуги по приемлемой стоимости.